5 etapas do projeto que precisa existir antes de começar a organizar um evento
1. Informações básicas
Quando você tem todas as informações do evento, você tem as principais peças para planejar o seu projeto de forma completa e ainda consegue ver as oportunidades para inserir novidades. Para ter essas informações, é preciso responder essas perguntas:
- Onde?
- Quando?
- Quem?
- O que?
- Por quê?
- Com?
- Quanto?
Quanto mais informações temos das questões acima, melhor construímos o projeto.
2. Planejamento
Claro que cada um tem sua forma de trabalhar, com a finalidade de controlar melhor as ações. Não existe regra. Você precisa testar várias formas e ver qual melhor atende a você e sua equipe.
Antes da produção, analisar a planta e verificar as necessidades básicas no planejamento, como
- A comunicação visual;
- Palco;
- Equipamentos audiovisuais;
- Buffet;
- Segurança;
- Equipe de montagem.
Com todo esse levantamento, começo as cotações, selecionando os fornecedores que têm habilidades e características prévias para atendimento ao projeto.
Depois de levantar todas os custos, parto para a parte detalhista, para o cliente ter a visão geral do planejamento.
Agrupamos as cotações e propostas, além de amostras de materiais e projetos. Colocamos estas informações em planilhas – adoramos planilhas!!!! Temos várias para o meu controle.
Crio uma Planilha de Custos estimados, com todas as opções levantadas e após definição dos serviços e fornecedores, criamos uma planilha de pagamento com dados, valores, forma de pagamento e data de vencimento, do evento, para melhor controle do responsável financeiro.
Importante também ter um Cronograma com a data limite de todas as ações, junto com os responsáveis e status.
3. Logística
Reuniões prévias de alinhamento com todos os fornecedores, faz com que você consiga avaliar o seu projeto e identificar os pontos de atenção no quesito de logística.
Ensaios antes do evento, também é super importante.
Você consegue verificar se o seu planejamento vai funcionar na prática.
4. Produção
Um dos pontos mais importantes antes de começar a organizar um evento é a planilha de Tempo e Movimento – este é o coração do projeto, onde você controla tudo junto com sua equipe.
Não há como negar que todo esse planejamento, resulta num projeto completo e garante o sucesso do seu evento e um desempenho de qualidade da sua equipe.
5. Pós-evento
Análise com a equipe, levantamos o que planejamos e apontamos o que devemos e precisamos incluir, modificar ou eliminar, para melhorar o nosso trabalho graças a essa análise pós-evento.
E a cada evento o nosso projeto é mais completo, mais detalhado e mais fácil de executá-lo, além de garantir menos intervenções e maior satisfação do cliente. Esses são benefícios que só conseguimos alcançar graças ao projeto criado antes de começar a organizar um evento.
